如何在欧盟REACH法规下选择合格的唯一代表

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        众所周知,在欧盟REACH法规下,非欧盟生产商或制造商可通过委托欧盟境内唯一代表来履行在REACH法规下注册,授权等相关义务。截至2017年底,非欧盟企业通过唯一代表在REACH注册下完成的注册卷宗数占总量的24%,企业通过OR完成注册无疑能更好的争取贸易主动权,当然如何选择合规的唯一代表也至关重要。本文通过阐述唯一代表定义,工作职责,义务及合格唯一代表的标准等内容,帮助企业判断如何选择合格的唯一代表。 

        REACH合法文本和ECHA指南文件没有具体说明唯一代表应该具有的资质和要求。REACH82)条包含了一个关于唯一代表的通用声明语句,该语句是:唯一代表“应该具有关于在物质的实际处理和其相关信息方面的充分背景”,对于这些语句并没有进一步定义。在REACH指南文件下说明,“唯一代表是一个建立在欧盟境内的合法实体,具有关于在物质的实际处理和其相关信息方面的充分背景,有能力去履行进口商的义务”。

        通用的理解,唯一代表即Only Representative,简称OR,是为非欧盟企业全面开展REACH注册工作,承担欧盟REACH法规框架下进口商的责任和风险的服务机构。唯一代表在REACH法规注册下的主要责任和义务包括:

  • 研究跟踪法规,为企业提供严谨适宜的REACH法规应对方案;
  • 建立,管理和维护REACH-IT账户;
  • 提交预注册,查询,注册,C&L通知,PPORD和授权卷宗;
  • 正确和及时地记录最新的物质,文件,进口和再次进口的量,进口商联系方式,包括上述信息在复杂供应链中的情况;
  • 向欧盟进口商确认下游用户关于覆盖物质的状况,通过出具吨位涵盖证明的方式帮助企业管理注册号和注册吨位,向用户颁发REACH注册证书;
  • 对委托企业物质吨位变更、企业名称变更及时进行注册信息更新;
  • 确保安全数据表的传递,分类标签更新告知;
  • 与ECHA,执法机构,SIEFS,联合体,领头注册人以及委托人供应链中的参与者进行沟通等;
  • 应对欧盟成员国主管当局对OR的现场核查

 如何选择一家合格的唯一代表,企业可通过如下的评判标准进行判断:

  • OR是否长期稳定

        正式注册一旦完成,企业拥有一个稳定存在的OR对其贸易连续性非常关键。通常企业花在REACH正式注册会达到几十万甚至上百万人民币,而唯一代表一旦出现问题甚至倒闭,会影响注册号的有效性,在这种情况下如唯一代表不能及时转出,企业的高额花费很有可能就打水漂。

  • OR的专业能力和丰富的经验

         REACH法规服务是个具有高专业性要求的工作。在注册中,主要体现为前期的方案评估,中期的数据获取,完成后的维护工作等。唯一代表应该聘请有相关技术资格和经验的人才,对REACH的注册要求,行政流程和后续监管有清晰的理解认识,需要对于委托企业类型,规模,资质文件有客观的判断,对于物质特性有良好的分析。有专业能力和丰富经验的OR不仅能用优化的费用及合理的时间完成注册,还能为很好为企业规避后续合规风险。

  • OR的口碑

        在REACH注册过程中,OR会代表企业联合体,领头注册人或数据持有人进行谈判,同时也会跟主管部门如ECHA及执法机构沟通。有良好口碑的OR更容易跟主管部门或领头注册人深入沟通,如获取数据费LOA的详细构成及协商费用分摊方式,为企业在SIEF中竞选领头注册人,如有争端或异议向ECHA进行申述等,为企业在REACH注册过程中争取主动性及合理的利益。

  • OR的中立性及保密性

        根据REACH法规规定,OR 不仅代理企业参加REACH预注册REACH注册,还包括供应链上信息传递的责任和义务。在此过程中OR 会接触到企业的大量信息,其中包含企业贸易过程中极其宝贵的客户,吨位及进口商信息,因此OR不参加贸易是必须遵守的职业道德,同时OR需要为企业信息保密,不向任何第三方透露企业信息。

         完成REACH法规的全面应对,不是一朝一夕的事,企业与OR 的合作是长期的,OR是否能提供长期的优质服务也至关重要,在REACH法规最后一个截止期(2018.5.31)到来之际,瑞旭技术提醒企业选择一家长期稳定,有专业能力,丰富经验,有良好口碑及能保证中立性并为企业保证商业机密的OR!

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