第三轮REACH执法检查,唯一代表(OR)不合规成重灾区

背景
      ECHA执法论坛第三轮REACH执法检查报告(REACH-EN-FORCE 3)正式于2015年12月10日发布。第三轮REACH执法检查分为两个阶段,共涉及1169家企业及5746个物质。
  • 第一阶段执法于2013年在28个欧盟成员国进行,于2014年6月发布第一阶段REACH执法报告;
  • 第二阶段执法于2014年2月-11月在24个国家进行,涉及641家企业2681个物质,执法对象包括欧盟境内生产商、进口商及唯一代表(Only Representative, OR)。
      本轮执法检查通过与欧盟各国海关的密切合作,集中对生产商、进口商及唯一代表(OR)的注册合规情况进行检查,其重点在于检查企业是否履行法规条款5和条款6的注册义务。在本次执法检查中,共有13%的企业未完全履行注册义务,其中2%的企业未按照要求注册任何物质。受检企业中,大部分企业为SME企业(微型,小型和中型企业),占比70%。有数据显示,非SME企业较SME企业,更加积极的开展合规工作。

唯一代表(OR)不合规成重灾区

      值得关注的是,在所有注册者中,唯一代表(OR)不合规占比最大,为34%;其次为进口商,占比15%;生产企业则占比6%。OR的不合规原因除了未履行REACH法规条款8外,还体现在
  1. OR未履行注册义务,未及时传递供应链信息,如吨位涵盖证明及SDS等。
  2. 唯一代表(OR)及下游用户在供应链信息沟通(Supply Chain Information Communication)及传递相当匮乏。原因在于进口商不清楚谁是其非欧盟供应商的唯一代表,唯一代表亦不知晓进口商相关信息。
      对此,ECHA官员建议,业界各方均应引起注意,尤其是非欧盟生产商及出口商应让唯一代表知晓其每年供应给相应进口商的吨位以明确相应注册义务。同时,REACH执法论坛通过本轮执法检查,发现OR存在的各种问题后,呼吁欧盟委员会修改REACH法规条款8,明确规定乃至细化OR所需履行的责任及义务,以便各成员国统一执法。欧委会应强制OR提供进口商清单及开具吨位涵盖证明给欧盟境内的下游用户以便各国执法机关的检查。鉴于实际执法过程中发现很多非欧盟企业委托的OR资质是有问题的,很多企业虽指定了OR但仍未委托OR完全履行REACH法规下的责任和义务,且很多下游用户甚至不知其非欧盟供应商的OR是谁,这让欧盟境内的下游用户及执法机构甚是头疼。因此,为了改善当前的境况,执法论坛建议欧盟委员会细化REACH法规条款8,接下来将重点对OR进行执法检查,考察OR的合规状况,并对不合规OR进行相应惩罚。

不合规处罚日趋严厉
 
不合规情况的通常体现在以下几方面:
  • 不是唯一代表:23%
  • 唯一代表不知道进口商/下游用户:21%
  • 没有委托唯一代表:10%
  • 唯一代表缺乏足够的背景知识准确应对物质的REACH义务:8%
  • 唯一代表未准确记录/更新每年度,每个物质的出口吨位及去向:6%
  • 唯一代表未对物质进行注册/后预注册:5%
  • CAS号错误:3%
  • 唯一代表未能提供POA:2%
  • 唯一代表不知非欧盟生产企业:2%
      由此,检查员采取了很多措施更正不合规情况,包括提供口头或书面建议,以及行政指令的形式要求企业整改,若遇到违法性质恶劣的情况,将处以行政处罚和刑事诉讼。截止目前,官方已对155家没有应对REACH法规的企业采取了相应的处罚措施。其中,10%的企业被罚款,7%的企业被诉讼,仍有41%的企业尚在跟进处理中。欧盟各成员国的执法机构对违法行为均制定了较严格的处罚措施,其中比利时设定的罚款最高可达110万欧元。
 
严苛局面下,企业如何自查
 
       鉴于欧盟联合执法的广度和深度趋严,多数企业仍不知如何判断自己是否合规,怎样才是做到完全合规,多数企业在委托唯一代表作了预注册/注册后有进口商反馈在接受检查中出现问题,借此机会,关于REACH合规整个流程及自查,瑞旭技术给出以下建议:
  1. 对于尚未委托唯一代表的企业或正在选择唯一代表时,应重点考虑唯一代表的实力及资质。REACH法规条款8(1)明确指出,(1)唯一代表必须是欧盟境内的自然人或法人,不能是空壳公司。(2)对于欧盟境内成立的这个标准,需要根据成立所在国家关于商业运营及公司成立等相关法规来进行鉴定。(3)关于唯一代表资质,需要文件证明该企业是否在成员国内成立,是否已通过商业注册准入。(4)唯一代表应具有足够的知识技术背景和经验资质来处理实际的物质和相关物质信息。
  2. 对于尚未委托唯一代表的企业,需自查是否满足委托唯一代表的条件。 REACH法规条款8(1)规定,非欧盟境内的生产商可以委托唯一代表,但非欧盟的分销商、贸易商不能委托唯一代表。各国执法当局会通过非欧盟企业名称,OR提供的文件及相关证明,其他渠道获取的文件及证明,例如网络,或直接要求非欧盟企业提供相关文件来判断企业性质,从而判断该企业是否有资格指定唯一代表来履行REACH法规下的责任和义务。
  3.  对于OR,需要告知其所在国执法当局其所代理的非欧盟生产商,配制品制造商或物品生产商名称及欧盟进口商信息。每个OR均应在NEA(成员国监管当局)要求时立即提供POA,指明非欧盟企业委托其作为唯一代表。若唯一代表在其他欧盟成员国成立,则相关要求都应转移到唯一代表所在国的执法当局,由该国执法当局执行REACH合规检查。此外,唯一代表还应记录企业出口吨位及相关下游用户,以确保进口商所进口的吨位被涵盖在唯一代表为企业所做的注册下。OR还应及时传递最新的进口商所在国语言的SDS或ESDS(实际责任为非欧盟生产企业,OR只是代为传递)。
      总之,企业一旦委托唯一代表完成注册后,需告知其欧盟进口商已经委托唯一代表完成(预)注册的事实,而后在实际出口货物时,自行在CIRS RCUM系统申请吨位涵盖证明,开具吨位涵盖证明给进口商确认其进口的吨位已被涵盖在唯一代表所做注册中,因此进口商不需另行承担相应的责任和义务。此外,SDS需根据REACH法规及CLP法规进行更新并通过唯一代表传递给进口商,通过以上自查,企业、OR乃至进口商均有信心应对以后执法当局的检查。
 
企业面临多重挑战,慎重选择唯一代表
 
      REACH执法检查行动一直在进行并且继续着,CIRS连续四年均接到爱尔兰HSA的检查通知,要求演示RCUM系统,提供相关文件给执法当局。而在连年的执法检查中,我们也感受到OR审查日趋严格,从最初受检物质数的两位数到三位数,及提供过来的进口商进口国,进口年限,非欧盟企业国家而后要求CIRS提供相符的POA,吨位涵盖证明,调查CIRS在供应链沟通方面的相关情况都说明了执法论坛及各国执法机关对执法的重视,同时CIRS也接到数起来自进口商的求助,希望CIRS配合进口商所在国的执法机关出具相应的文件,如吨位涵盖证明,SDS,ESDS等。由此可以了解,欧盟海关及各国执法当局的合作日渐成熟。
 
      REACH-EN-FORCE-3项目证实REACH参与执法的28个国家的执法机关已与海关建立了有效合作,该合作使执法当局能有效使用从海关处提取的数据从而进行REACH例行检查。鉴于此方式颇有成效,欧盟鼓励各成员国和海关继续使用此方法进行合作。大部分海关在货物到港当天就把相关资料提交给当地REACH执法部门,只有极少数是在几天乃至一周之后提交,可见其效率及重视程度非常高。而欧盟各国执法当局与海关的成功合作也导致欧盟官方对这种方式更为推崇,也表示会继续使用这种方式进一步加强监管,同时各国执法当局也对OR的检查越加频繁,检查内容更加细致。REACH合规绝非仅仅完成注册如此简单,OR需应对后续进口商问询,配合提供相关文件,接受ECHA及成员国的检查和审核。因此,选择一个具有良好资质的OR,保证OR的正常运营对国内企业而言相当重要。 瑞旭技术作为一家专业的化学品法规咨询机构,除了进一步加强与ECHA和各国执法当局联系外,也提醒国内企业切不可抱侥幸心理,应提前做好自查,配合OR做好合规工作,保证对欧贸易顺利进行。 企业有任何问题可以联系我们,我们作为全球化学品法规应对专家将一如既往的为您提供高效优质的服务。
 
 
 
 
 
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